Personne n’échappe à la procrastination à un moment ou un autre. Ivy Lee l’a bien compris. C’est en 1918 déjà que cet homme, consultant en productivité et considéré comme pionnier dans les relations publiques, a rencontré Charles Schwab, l’un des hommes les plus riches du monde à l’époque. Celui-ci cherchait à optimiser l’efficacité de son équipe et c’est à ce moment là, que Lee lui à proposé une méthode en 5 étapes.

Révélation de la méthode : l’histoire entre Lee et Schwab

Charles M. Schwab était en 1918 l’un des hommes les plus riches du monde : il était président de la Bethlehem Steel Corporation, plus grand constructeur de navires et deuxième plus grand constructeur d’acier en Amérique. D’ailleurs, Thomas Edison qualifiait Schwab de « master hustler » (maître arnaqueur) car celui-ci cherchait constamment à posséder un avantage sur tous les concurrents possibles. À savoir que le Charles M. Schwab dont nous parlons, n’est pas affilié à la maison de courtage en bourse actuelle Charles Schwab Corporation.

Et donc, un jour en 1918, dans sa quête d’accroître l’efficacité de son équipe et de découvrir de meilleures façons de faire les choses, Schwab a organisé une rencontre avec un consultant de productivité, nommé Ivy Lee. Celui-ci était un homme d’affaires prospère et considéré comme un pionner dans le domaine des relations publiques. « Montrez-moi comment faire avancer les choses », a dit Schwab. « Donnez-moi 15 minutes avec chacun de vos cadres », répondit Lee.

Suite à cela, Schwab a demandé combien ça lui coûterait. Ce à quoi Lee répondit simplement : « rien (…) à moins que cela ne fonctionne. Dans ce cas, vous pourrez me faire parvenir un chèque à la hauteur de ce que vous en pensez ». Trois mois plus tard, Schwab a payé Lee l’équivalent de 400’000 dollars (valeur actuelle).

La méthode Ivy Lee

Voici les fameux 5 points de la méthode visant à être le plus productif possible :

  1. À la fin de chaque journée de travail, notez les six choses les plus importantes que vous devrez accomplir le lendemain. Ne pas noter plus de six tâches.
  2. Prioriser ces six éléments dans l’ordre de leur importance.
  3. Quand vous arrivez le lendemain, concentrez-vous uniquement sur la première tâche. Travaillez jusqu’à ce que la première tâche soit terminée, avant de passer à la suivante.
  4. Ayez la même approche concernant le reste de votre liste. À la fin de la journée, reportez tous les éléments inachevés sur une nouvelle liste de six tâches pour le lendemain.
  5. Répétez ce processus tous les jours ouvrables (ou sur la totalité de la semaine pour vos tâches personnelles).

Cette méthode d’Ivy Lee qui consiste donc à mettre des priorités dans une courte to-do list, semble presque trop simple. Alors, qu’est ce qui rends cette méthode aussi efficace ?

L’efficacité de la méthode : une bonne gestion des priorités !

Cette méthode est incroyablement simple et efficace. Les principales critiques des méthodes de ce type s’appuient souvent sur le fait qu’elles sont trop simples, car elles ne tiennent pas compte de toutes les complexités de la vie réelle, comme les situations d’urgence par exemple. En effet la complexité de certains éléments est souvent vue comme une faiblesse, ou un obstacle, car celui-ci nous distrait et nous avons donc tendance à avoir des difficultés à nous re-concentrer par la suite. Bien entendu, il y aura toujours des éléments inattendus, il faut donc les « filtrer » autant que possible, ou s’en occuper immédiatement et éfficacement, afin de revenir à votre priorité dans la liste. Utiliser des règles simples pour traiter de manière rapide et efficace les éléments complexes et inattendus est une des clés de cette méthode.

Cela vous force à prendre des décisions difficiles. Il n’y a rien de magique quant au nombre 6 qui est proposé dans la méthode : il pourrait bien évidemment s’agir de 5 tâches, ou 7, la limite vous pouvez la définir par vous même. La meilleure des choses à faire quand vous avez trop d’idées, ou que vous êtes submergés par tout ce que vous devez faire, est de structurer vos idées ou vos tâches, et supprimer tout ce qui n’est absolument pas nécessaire. Ce type de contrainte peut vous décharger et vous aider à mieux faire les choses : le fait de se concentrer sur ces 6 tâches primordiales, vous aidera à ne pas vous déconcentrer.

Souvent le plus grand obstacle d’une tâche, est simplement de la commencer. Par exemple, descendre du canapé, se préparer et sortir, peut sembler très difficile, mais une fois dehors et en train de courir, il est beaucoup plus facile de terminer votre séance d’entrainement. La méthode de Lee vous pousse de choisir la première tâche de la journée, le soir d’avant : de ce fait, vous ne perdez pas de temps le jour même à vous décider quelles seront les tâches les plus importantes à réaliser durant la journée, et vous pouvez tout de suite commencer à travailler de manière efficace. Commencer, est tout aussi important que réussir.

Cette méthode vous oblige à vous consacrer à une seule et unique tâche à la fois. La société moderne prône le multi-tasking, le fait d’en faire toujours plus, toujours mieux, et ce souvent en même temps. Pourtant, il est prouvé qu’avoir moins de priorités, conduit à un meilleur travail. Des études ont été menés par des scientifiques dans tous les domaines possibles, que ce soit concernant des athlètes, artistes, enseignants, chefs d’entreprise (etc…), les résultats étaient toujours les mêmes : la concentration (sur un objectif), c’est la clé. Encore une fois, c’est extrêmement simple : on ne peut pas avancer de manière efficace si l’on est toujours divisé dans ce que l’on doit faire. Maîtriser cette technique requiert donc de l’attention (concentration) et de la cohérence.

Le plus important ?

Chaque jour, il faut effectuer dans un premier temps la tâche la plus importante de la journée ! Voilà l’un des secrets pour augmenter votre productivité et être plus efficace sur le long terme.

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Source : trustmyscience.com

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